Eşref ÇATAL

Özel Kalem Sorumlusu

 

Özel Kalem Sorumluluğu aşağıdaki görevleri Başkanın verdiği yetki ve emirler doğrultusunda, gözetim ve denetiminde yerine getirir.

Başlıca Görevleri

1) Başkanlıkça düzenlenen sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizatörlüğünü

üstlenir.

2) Gerçekleştirilen faaliyetlerin protokole duyurulmasını sağlar.

3) Başkanın istediği toplantıların yapılmasını ve organizasyonunu sağlar.

4) Koordinasyonda iletişim kopukluğu olmaması için gereğini yapar.

5) Belediyeyi ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli

düzenlemeleri yapar.

6) Yaptığı programlarla başkanın zamanının en iyi şekilde planlanmasına yardımcı

olur

7) Vatandaş Başvurularını Değerlendirmek:

a) Başkan adına şahsen veya mektupla başvuran dilek ve temennilerini

bildiren vatandaşların müracaatını tespit eder.

b) Başkan adına gelen mektup ve davetiyeler günlük olarak Başkana arz

edilir.

c) Başkan adına gelen mektupları Özel Kalem Müdürü, Başkan ile birlikte

açar.

ç) Gerekli inceleme yaparak vatandaşın istediğini hangi Müdürlüğü

 İlgilendirdiğini araştırır ve sonuca ulaşması için gerekli çalışmaları yapar.

d) Mektubun ne ile ilgili olduğunun anlaşılabilmesi için mektubun önemli

yerleri çizilerek veya küçük notlar ilave edilerek Başkana sunulur.

e) Başka Müdürlüklerin ilgili alanına giren şikayet ve dilekler Başkanın

havalesi alındıktan sonra ilgili Müdürlüklere gönderir.

f) Özel Kalem Müdürlüğü kendi bünyesinde halledebileceği sorunları çözer.

g) İşini çözüme kavuşturmak için gelen vatandaşları dinler, konusu daha alt

kademede çözümlenmek üzere vatandaşı danışman, başkan yardımcısı veya

müdürlere göndererek başkanın çalışmasını kolaylaştırır.

ğ) İlgili Müdürlerden gelen cevaplar Özel Kalem Müdürlüğünce veya sorumluluğunca arşivlenir.

8) İlgili Müdürlüklerden gelen ve Başkan tarafından imzalanması gereken evraklar

Özel Kalem tarafından Başkana iletilir.

9) Başkanlık Yazışmalarını yaptırmak; Müdürlüğe intikal eden Kurum içi veya

Kurum dışı tüm evrak kayda alınarak gereği müdürlüklere iletilir. Müdürlüklerce

gerektirdiği takdirde Özel Kalem Müdürlüğüne geri dönen evraklar ilgili Müdür ve

Özel kalemce arşivlenir.

11) Halk Günü ile ilgili görevler:

a) Halk günlerinde başkanlığa gelen vatandaşın problemi bizzat Başkan

tarafından dinlenir.

b) Vatandaştan gelen talepler gerektiğinde değerlendirmeye alınmak üzere

kayda geçirilir.

c) Aynı şekilde Başkanın havale ettiği vatandaşın Belediyeyi ilgilendiren

sorunlarını imkanlar dahilinde çözmeye çalışır.

12) İlgili mevzuatın yüklediği görevler ile Başkanın verdiği diğer görevleri yapar.