Eşref ÇATAL
Özel Kalem Sorumlusu
Özel Kalem Sorumluluğu aşağıdaki görevleri Başkanın verdiği yetki ve emirler doğrultusunda, gözetim ve denetiminde yerine getirir.
Başlıca Görevleri
1) Başkanlıkça düzenlenen sosyal faaliyetlerin ve törenlerin organizatörlüğünü
üstlenir.
2) Gerçekleştirilen faaliyetlerin protokole duyurulmasını sağlar.
3) Başkanın istediği toplantıların yapılmasını ve organizasyonunu sağlar.
4) Koordinasyonda iletişim kopukluğu olmaması için gereğini yapar.
5) Belediyeyi ziyaret için gelen temsilci ve misafirlerin ağırlanması için gerekli
düzenlemeleri yapar.
6) Yaptığı programlarla başkanın zamanının en iyi şekilde planlanmasına yardımcı
olur
7) Vatandaş Başvurularını Değerlendirmek:
a) Başkan adına şahsen veya mektupla başvuran dilek ve temennilerini
bildiren vatandaşların müracaatını tespit eder.
b) Başkan adına gelen mektup ve davetiyeler günlük olarak Başkana arz
edilir.
c) Başkan adına gelen mektupları Özel Kalem Müdürü, Başkan ile birlikte
açar.
ç) Gerekli inceleme yaparak vatandaşın istediğini hangi Müdürlüğü
İlgilendirdiğini araştırır ve sonuca ulaşması için gerekli çalışmaları yapar.
d) Mektubun ne ile ilgili olduğunun anlaşılabilmesi için mektubun önemli
yerleri çizilerek veya küçük notlar ilave edilerek Başkana sunulur.
e) Başka Müdürlüklerin ilgili alanına giren şikayet ve dilekler Başkanın
havalesi alındıktan sonra ilgili Müdürlüklere gönderir.
f) Özel Kalem Müdürlüğü kendi bünyesinde halledebileceği sorunları çözer.
g) İşini çözüme kavuşturmak için gelen vatandaşları dinler, konusu daha alt
kademede çözümlenmek üzere vatandaşı danışman, başkan yardımcısı veya
müdürlere göndererek başkanın çalışmasını kolaylaştırır.
ğ) İlgili Müdürlerden gelen cevaplar Özel Kalem Müdürlüğünce veya sorumluluğunca arşivlenir.
8) İlgili Müdürlüklerden gelen ve Başkan tarafından imzalanması gereken evraklar
Özel Kalem tarafından Başkana iletilir.
9) Başkanlık Yazışmalarını yaptırmak; Müdürlüğe intikal eden Kurum içi veya
Kurum dışı tüm evrak kayda alınarak gereği müdürlüklere iletilir. Müdürlüklerce
gerektirdiği takdirde Özel Kalem Müdürlüğüne geri dönen evraklar ilgili Müdür ve
Özel kalemce arşivlenir.
11) Halk Günü ile ilgili görevler:
a) Halk günlerinde başkanlığa gelen vatandaşın problemi bizzat Başkan
tarafından dinlenir.
b) Vatandaştan gelen talepler gerektiğinde değerlendirmeye alınmak üzere
kayda geçirilir.
c) Aynı şekilde Başkanın havale ettiği vatandaşın Belediyeyi ilgilendiren
sorunlarını imkanlar dahilinde çözmeye çalışır.
12) İlgili mevzuatın yüklediği görevler ile Başkanın verdiği diğer görevleri yapar.